SMERNICA SPOLOČNOSTI UMARUTTI S.R.O. O RIEŠENÍ OZNÁMENÍ

Účel: Stanoviť pravidlá a postupy pre podávanie, prijímanie, posudzovanie a riešenie oznámení o možnom protiprávnom konaní v spoločnosti Umarutti s.r.o. (ďalej len "Spoločnosť") a zabezpečiť ochranu oznamovateľov v súlade so zákonom č. 171/2023 Z. z. (ďalej len "Zákon").

Osobná pôsobnosť: Táto Smernica stanovuje práva a povinnosti pre Spoločnosť, Príslušnú osobu a Oznamovateľa. Oznamovateľmi môžu byť najmä (ale nielen) zamestnanci (súčasní aj bývalí), uchádzači o zamestnanie, členovia orgánov, klienti a používatelia platformy AreteApp, dodávatelia, poskytovatelia služieb, stážisti a ďalšie osoby, ktoré pre Spoločnosť vykonávajú alebo vykonávali prácu alebo obdobnú činnosť, alebo s ňou boli alebo sú v kontakte v súvislosti s takouto činnosťou, v súlade s § 2 Zákona.

Vecná pôsobnosť: Upravuje celý proces od podania po riešenie oznámenia.

Časová pôsobnosť: Vzťahuje sa na oznámenia týkajúce sa konania bez ohľadu na to, kedy k nemu došlo.

Tu budú definované kľúčové pojmy ako: Oznamovateľ, Oznámenie, Protiprávne konanie (s odkazom na § 2 Zákona ), Odvetné opatrenie (s odkazom na § 4 Zákona ), Príslušná osoba, Spoločnosť, Spriaznená osoba, Nástroj (FaceUp platforma ), Zákon. (Vychádzať zo vzoru a Zákona ).

Oznamovateľ: Fyzická osoba, ktorá podáva Oznámenie podľa Zákona, pretože sa o Podozrivých skutočnostiach dozvedela v súvislosti s prácou alebo inou obdobnou činnosťou vykonávanou pre Spoločnosť (alebo s ktorou bola v kontakte v súvislosti s takouto činnosťou), vrátane klientov Spoločnosti a používateľov platformy AreteApp.

Spoločnosť určuje ako Príslušnú osobu pána Vladimíra Kondratěnka, konateľa spoločnosti. Kontaktné údaje príslušnej osoby sú whistleblowing{'@'}areteapp.eu a telefónne číslo +420 606 751 525.

Príslušná osoba spĺňa všetky zákonné požiadavky ustanovené v § 10 zákona o ochrane oznamovateľov, teda je bezúhonná, plnoletá a plne spôsobilá na právne úkony. V rámci svojich povinností prijíma a posudzuje oznámenia o možnom protiprávnom konaní, navrhuje vedeniu spoločnosti nápravné opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov, postupuje pri vybavovaní oznámení nestranne a objektívne a zachováva mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, ktoré sa dozvie v súvislosti s výkonom svojej funkcie, v súlade s § 11 zákona.

Spoločnosť garantuje, že príslušná osoba nebude akokoľvek postihovaná za riadny výkon svojej činnosti vyplývajúcej z tejto funkcie, ako ustanovuje § 11 zákona o ochrane oznamovateľov. Táto ochrana zahŕňa najmä zákaz akýchkoľvek sankcií, diskriminácie alebo iných negatívnych dôsledkov súvisiacich s riadnym plnením povinností príslušnej osoby.

Kto môže podať: Oznámenie môže podať akákoľvek fyzická osoba, ktorá sa o možnom protiprávnom konaní dozvedela v súvislosti s prácou alebo inou obdobnou činnosťou pre Spoločnosť (alebo v kontakte s ňou), ako je definované v § 2 Zákona. To výslovne zahŕňa zamestnancov (súčasných aj bývalých), uchádzačov o zamestnanie, členov orgánov Spoločnosti, klientov a používateľov platformy AreteApp, dodávateľov, poskytovateľov služieb, stážistov a ďalšie spolupracujúce osoby.

Čo možno podať: Pozri Vecná pôsobnosť a § 2 Zákona. Uviesť, že sa nevzťahuje na vedome nepravdivé oznámenia (§ 7 ods. 3 Zákona ). Vylúčiť informácie podľa § 3 Zákona.

Spôsoby podania (§ 9 Zákona ):

• Preferovaný: Nástroj FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – písomne aj ústne (hlasová správa), anonymne aj neanonymne.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefón: +420 606 751 525
• Osobne: Po dohode s Príslušnou osobou (do 14 dní).
• Externe: Možnosť podať na Ministerstve spravodlivosti.

Obsah oznámenia: Údaje o mene, priezvisku a dátume narodenia alebo iné údaje, z ktorých je možné odvodiť totožnosť oznamovateľa (ak nie je anonymný a sú poskytnuté), a informácie o možnom protiprávnom konaní (§ 2 ods. 2 Zákona).

Potvrdenie o prijatí: Do 7 dní, s výnimkami (§ 12 ods. 2 Zákona).

Evidencia: Vedenie evidencie v Nástroji FaceUp v rozsahu podľa § 21 Zákona.

Uchovávanie: Po dobu 5 rokov (§ 21 ods. 2 Zákona).

Prístup: Iba Príslušná osoba (§ 21 ods. 3 Zákona).

Záznam ústnych oznámení: Nahrávka (so súhlasom) alebo prepis, možnosť vyjadrenia oznamovateľa (§ 19 Zákona).

Lehota: Do 30 dní, možnosť predĺženia 2x o 30 dní (§ 12 ods. 3 Zákona).

Postup: Príslušná osoba posudzuje nestranne, zhromažďuje informácie, môže žiadať o súčinnosť.

Nedôvodné oznámenie: Vyrozumenie oznamovateľa, poučenie o práve podať oznámenie orgánu verejnej moci (§ 12 ods. 6 Zákona).

Dôvodné oznámenie: Návrh nápravných opatrení Spoločnosti (§ 12 ods. 5 Zákona).

Vyrozumenie oznamovateľa: Informácie o výsledku posúdenia (§ 12 ods. 3 Zákona).

Prijatie: Spoločnosť prijme vhodné opatrenia na nápravu alebo predídenie protiprávnemu stavu (§ 9 ods. 2 písm. g) Zákona).

Príklady: Zmena procesov, školenia, disciplinárne konanie, ukončenie vzťahu, náhrada škody, podanie trestného oznámenia.

Informovanie oznamovateľa: O prijatých opatreniach (§ 12 ods. 5 Zákona).

Zákaz odvetných opatrení: Striktný zákaz akejkoľvek formy odvety voči oznamovateľovi a ďalším chráneným osobám (§ 4 Zákona).

Ochrana totožnosti: Povinnosť Príslušnej osoby zachovávať mlčanlivosť o totožnosti, výnimky podľa § 20 Zákona.

Dôvernosť: Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o obsahu oznámenia (§ 11, § 20 Zákona).

Spracúvanie osobných údajov v súlade s GDPR a Zásadami ochrany osobných údajov Spoločnosti. Informovanie oznamovateľov o spracúvaní.

Spoločnosť zabezpečí, aby bola táto Smernica a informácie o whistleblowingu dostupné všetkým relevantným osobám (napr. na intranete, webe).

Spoločnosť zabezpečí školenia zamestnancov a Príslušnej osoby.

Účinnosť smernice od 25.05.2025